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FAQ (Häufig gestellte Fragen) - Drucken

Wir verwenden ein vorgedrucktes Briefpapier für Ausdrucke, möchten jetzt auch in aus WinOffice pro 5.x heraus erzeugten PDFs das gleiche Layout in Form eines als DIN 4 Bilddatei hinterlegten Briefpapiers integrieren.
 
Wie geht das?
 

Ab WinOffice pro 5.3 kann ein im Programm integriertes DIN A4 Briefpapier auf einfache Weise in Druckberichten ein und ausgeblendet werden kann.
 
 
DIN A4 Briefpapier in Druckbericht ein/ausschalten:

  • Öffnen Sie z.B. eine Rechnung.
  • Klicken Sie auf Drucken -> Drucken.
  • Wählen Sie Erweiterte Einstellungen.
  • Klicken Sie auf Neu als Kopie.

    Jetzt wird auf Grundlage des unter "verfügbare Berichte" eingestellten Druckberichtes eine Kopie dieses Druckberichtes erzeugt.

  • Geben Sie dem neuen Druckbericht einen aussagekräftigen Namen z.B. Rechnung PDF.
  • Jetzt öffnet sich der neue Druckbericht im Berichtsdesigner. Schließen Sie den Berichtsdesigner.
  • Der neue Druckbericht Rechnung PDF wird jetzt bei "verfügbare Berichte" angezeigt.
  • Klicken Sie direkt daneben auf die Schaltfläche Einstellungen....
  • Setzen Sie bei Sonstige Einstellungen -> Briefpapier (DIN A4 einblenden) ein Häkchen.
  •  

Hinweis, falls DIN A4 einblenden nicht in dem Einstellungen Fenster sichtbar ist:

  • Sollte DIN A4 einblenden nicht im Einstellungen Fenster sichbar sein, dann verwenden Sie einen Druckbericht aus einer älteren WinOffice pro Version. Um die neue Funktionalität verwenden zu können müssen Sie unter verfügbare Berichte den "Standardbericht" auswählen, bevor Sie auf "Neu als Kopie" klicken.

 

Ab WinOffice pro 5.3 kann ein DIN A4 Briefpapier im Programm hinterlegt werden, daß auf einfache Weise in Druckberichten ein und ausgeblendet werden kann.
 
DIN A4 Briefpapier integrieren:

  • Aufruf über Menü -> Grundeinstellungen -> Briefpapier -> Bearbeiten.
  • Doppelklick auf den gelben Blatthintergrund.
  • Wählen Sie Ihre DIN A4 Briefpapiervorlage aus.

    Falls Sie ein Häkchen bei "In Projekt aufnehmen" setzen, dann wird das DIN A4 Briefpapier in der WinOffice pro 5.x Datenbank gespeichert.
    Falls Sie kein Häkchen bei "In Projekt aufnehmen" setzen, dann wird ein Verweis auf das DIN A4 Briefpapier gesetzt und die Datei muß in Ihrem Dateisystem von allen eingesetzten Rechnern erreichbar sein.

  • Standardmäßig ist das DIN A4 Briefpapier ausgeschaltet und muß falls gewünscht in dem entsprechenden Druckbericht eingeschaltet werden.

 
Hinweis, falls der gelbe DIN A4 Briefpapier Kontainer nicht sichbar ist:

  • Sollte der DIN A4 Kontainer nicht im Briefpapier enthalten sein, haben Sie Anpassungen am Briefpapier in einer Vorgängerversion vorgenommen. Um die neue DIN A4 Funktionalität verwenden zu können müssen Sie unter Menü "Grundeinstellungen -> Briefpapier" "Auf Grundeinstellungen zurücksetzen" wählen.
  • Vorsicht Ihre bisherigen Briefpapier - Anpassungen werden dann mit den Neuerung überschrieben.

Gehen Sie folgt vor, damit WinOffice pro 5 in Druckberichten auch ab der zweiten Druckseite die eigenen Adressdaten ausdruckt.

  1. Öffnen Sie das Briefpapier Einstellungen Fenster über Menü "Grundeinstellungen -> Briefpapier".
  2. Öffnen Sie das Briefpapier durch einen Klick auf die "Bearbeiten" Schaltfläche.
  3. Klicken Sie links oben auf das Register "Ebenen" und setzen ein Häkchen bei der Ebene "Kopf".
  4. Wählen Sie das Register "Objekte".
  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt "Adresse_Eigen" und wählen den Menüeintrag "Ebene zuweisen..." aus.
  6. Wählen Sie mit der Maus die Ebene "Elemente die auf allen Seiten angezeigt werden sollen". (Das ist die Ebene mit der gelben Markierung).
  7. Schließen Sie das "Ebene zuweisen" Fenster.
  8. Schließen und speichern Sie das Briefpapier.
  9. Jetzt müssen Sie noch bei den "Einstellungen -> Äussere Ränder (mm)" und der Einstellung "Oberer zusätzlicher Rand ab Druckseite 2:" den Rand (Höhe der eigenen Adressdaten im Audruck) eingeben, damit die Artikel ab der zweiten Seite nicht in die "Eigene Adresse" gedruckt werden.

gehen Sie wie folgt vor, um zwei eigene Datensätze mit jeweils eigenem Logo zu erstellen:

  1. Öffnen Sie die Adressverwaltung über Menü "Adressen -> Adressen (verwalten)".
  2. Wählen Sie das Register "EigeneDaten".
  3. Erstellen Sie sich über die "Neu" Schaltfläche einen neuen Eigenen Datensatz.
  4. Fügen Sie in dem neuen Eigenen Datensatz das Logo auf der Registerseite "Konten, Logo und Druck" ein.
    • Bitte beachten Sie unbedingt, daß die beiden Logodateien für die unterschiedlichen "Eigenen Datensätze" unbedingt die gleiche Größe und Auflösung haben müssen, da die entsprechenden Einstellungen im Briefpapier (falls Sie dort welche vornehmen) für beide eigenen Datensätze gelten.
  5. Entfernen Sie das Häkchen bei "Standarddaten (drucken falls vorhanden...)".
  6. Setzen Sie das Häkchen bei "Logo (drucken falls vorhanden)".
  7. Setzen Sie auch das Häkchen bei "Fußzeilen (drucken falls vorhanden)", falls Sie auch Fußzeilen bei jedem der eigenen Datensätze verwenden wollen. Falls Sie die Fußzeilendaten verwenden wollen, dann müssen Sie diese auf der Registerseite "Allgemein" eingeben.
  8. Schließen Sie das "Eigene Daten" Fenster mit der "Schließen" Schaltfläche.
  9. Öffnen Sie jetzt den anderen "Eigenen Datensatz" und nehmen dort auch die benötigten Einstellungen inkl. einfügen eines Logos vor.

gehen Sie wie folgt vor, um z.B. 2 Rechnungen mit jeweils unterschiedlichem "Eigenen Datensatz" zu erstellen:

  1. Öffnen Sie die Adressverwaltung und wechseln auf das Register "EigeneDaten".
  2. Wählen Sie den eigenen Datensatz aus, für den Sie eine Rechnung erstellen wollen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Standard".
  4. Schließen Sie die Adressverwaltung.
  5. Erstellen Sie die Rechnung und drucken diese aus.
  6. Wenn Sie eine Rechnung mit einem anderen eigenen Datensatz erstellen wollen führen Sie die Schritt 1-3 aus.
  7. Einmal erstellte und gespeicherte Rechnungen können dann aufgerufen (bearbeitet, gedruckt...) werden, egal welcher eigene Datensatz bei der Erstellung ausgewählt war. Es wird der eigene Datensatz verwendet, der bei der Erstellung aktiv war.

P.S.: Falls Sie eine Rechnung öffnen, die nicht mit dem aktuell ausgewählten eigenen Datensatz angelegt worden ist, erscheint in der Rechnungsmaske bei der Überschrift zusätzlich zu der Rechnungsnummer und dem Kundennamen ein Hinweis (Angelegt durch: xyz), mit welchem eigenen Datensatz die Rechnung angelegt worden ist.

Sie wollen die Fußzeilen in einem anderen Layout als dem 4-zeiligen Standardlayout darstellen?

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Briefpapier - Einstellungsseite über Menü "Grundeinstellungen -> Briefpapier" öffnen.
  2. Klick auf auf die Schaltfläche "Bearbeiten" bei "Erweiterte Einstellungen".
  3. Wählen Sie Menü "Projekt -> Ebenendefinitionen...".
  4. Setzen Sie für die Ebene "Fuß" ein Häkchen bei "Sichtbar".
  5. "Ebenen" Fenster mit "Ok" schließen.
  6. Klicken Sie auf der Leiste ganz links auf das Symbol "A".
  7. Ziehen Sie sich auf dem Briefpapier ein Textobjekt mit gedrückter linker Maustaste auf.
  8. Klicken Sie doppelt auf das neue Textobjekt.
  9. Geben Sie Ihre gewünschten Fußzeilen für den ersten Block ein.
    (Achten Sie darauf, daß Sie den Text in "" setzen müssen).
  10. Positionieren Sie das Textobjekt an der richtigen Stelle auf dem Briefpapier.
  11. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textobjekt und wählen "Ebene zuweisen..." aus.
  12. Wählen Sie die Ebene "Fuß" aus und schließen das Fenster mit "Ok".
  13. Erstellen Sie die anderen Textblöcke auf die gleiche Weise.
  14. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den höchsten der Textblöcke und wählen "Eigenschaften" aus.
  15. Lesen Sie bei den "Eigenschaften" bei "Position" den Wert für die "Höhe" ab.
  16. Klicken Sie auf Menü "Projekt -> Benutzervariablen".
  17. Wählen Sie die Benutzervariable "@Fuß_Höhe" aus und tragen dort anstelle des Eintrages "if(Dokument.Eigendaten.Print_Fusszeilen Or Val(Page$())>0,¤      If(Page() > 1,7.6,0)¤   + If(Len (Dokument.Eigendaten.Fusszeilentext1)>0  AND (Not @_ZeigeNur_SeitenNummern),4.6,0)¤   + If(Len (Dokument.Eigendaten.Fusszeilentext2)>0 AND (Not @_ZeigeNur_SeitenNummern),4.6,0)¤   + If(Len (Dokument.Eigendaten.Fusszeilentext3)>0 AND (Not @_ZeigeNur_SeitenNummern),4.6,0)¤   + If(Len (Dokument.Eigendaten.Fusszeilentext4)>0 AND (Not @_ZeigeNur_SeitenNummern),4.6,0),0)¤" den abgelesenen Wert ein.
  18. Schließen Sie das Benutzervariablen Fenster mit "Ok".
  19. Markieren Sie wieder eines der Fußzeilenobjekte aus.
    • Tragen Sie bei "Position" und "Höhe" "@Fuß_Höhe" (ohne Hochkomma) ein.
    • Tragen Sie bei "Position" und "Oben" "LL.Device.Page.Size.cy - @Dokument_Rand_Unten - @Fuß_Höhe" (ohne Hochkomma) ein.
  20. Nehmen Sie diese Einstellungen bei den anderen Fußzeilenobjekten vor.
  21. Schließen Sie das Briefpapier.
  22. Wechseln Sie auf Menü "Grundeinstellungen -> Aktuelle Eigene Daten".
  23. Entfernen sie den Text bei "Fußzeile 1-4".
  24. Wechseln Sie auf das Register "Konten, Logo und Druck".
  25. Setzen Sie ein Häkchen bei "Fußzeilen (drucken falls vorhanden)".
  1. Öffnen Sie das Fenster für den entsprechenden Auftagstyp (z.B. Rechnung-netto) für den Sie den Druckbericht anpassen wollen.
  2. Klicken Sie auf die "Drucken" Schaltfläche.
  3. Jetzt wird der Druckdialog aufgerufen.
  4. Im Druckdialog finden Sie links oben die "verfügbare Berichte".
  5. Rechts daneben befindet sich die "Einstellungen" Schaltfläche.
  6. Klicken Sie auf die "Einstellungen" Schaltfläche um den aktuell eingestellten Druckbericht zu bearbeiten.
  7. Jetzt öffnet sich das "Einstellungen" Fenster.
  8. In diesem Fenster können Sie alle "festen" Texte und die Spaltenbreiten verändern.
  9. Falls Sie z.B. eine Spalte nicht benötigen geben Sie dieser Spalte den Wert "0", dann wird diese Spalte nicht mehr ausgedruckt.

Falls Sie für diesen Auftagstyp noch keinen eigenen Druckbericht angelegt hatten, bzw. noch keine Einstellungen angepasst hatten, dann wird nach dem Schließen des "Einstellungen" Fensters ein neuer Druckbericht mit dem Zusatz "(bearbeitet)" im Namen angelegt und ausgewählt.

Der von uns ausgelieferte "Standardbericht" wird nicht angetastet und kann immer wieder als Grundlage eines neuen Berichtes verwendet werden.


damit Sie eine Adressliste im Querformat drucken können müssen Sie folgendes machen:

  • Öffnen Sie die Adressverwaltung.
  • Klicken Sie auf "Drucken".
  • Klicken Sie auf "Erweiterte Einstellungen... "
  • Wählen Sie " Neu als Kopie".
  • Tragen Sie z.B. "Adressliste Quer ein".
  • Wählen Sie im geöffneten Berichtsdesignerfenster den Menüpunkt "Projekt -> Seitenlayout".
  • Wählen Sie die "Auswahl..." Schaltflächen und stellen das Format auf "Querformat" um.
  • Schließen und speichern Sie den Druckbericht. Jetzt haben Sie eine Querformat-Adressliste.

Wir haben die Druckbericht so eingerichtet, daß die Spaltenbreiten automatisch eingerichtet werden. Falls Sie die Spaltenbreiten anpassen wollen ist die folgende Lösung zu bervorzugen:

  • Der Neue Druckbericht ist jetzt in der Auswahlbox "verfügbare Berichte" im Druckdialog ausgewählt.
  • Klicken Sie auf Schaltfläche "Einstellungen" neben der Auswahlbox.
  • Jetzt können Sie Spaltenbreiten und Beschriftungen anpassen.

Gehen Sie wie folgt vor, um in einem Druckbericht das Logo und die Fußzeilen auszublenden, auch wenn Sie das Logo bzw. die Fußzeilen in anderen Druckberichten verwenden wollen:

  1. Erstellen Sie sich einen neuen Druckbericht.
  2. Öffnen Sie den Druckbericht im Designer.
  3. Klicken Sie im Designer auf Menü "Projekt -> Benutzer-Variablen...".
  4. Klicken  Sie in dem Benutzer-Variablen Fenster auf die Neu Schaltfläche.
    (Dies ist die Schaltläche rechts oben im Benutzer-Variablen Fenster mit dem gelben Stern).
  5. Tragen Sie für die Bezeichnung der neuen Variablen den Namen "Ebene_Kopf_Sichtbar" ein.
  6. Diese Variable existiert schon (Die Variable ist im Briefpapier eingebaut. Mit der erneuten Anlage dieser Variable in Ihrem speziellen Bericht können Sie die Variable neu definieren und ihr einen festen Wert geben), daher kommt jetzt die Nachfrage "Diese Variable existiert schon in einem Projektbaustein. Wollen Sie die Variable des Bausteins überschreiben?".
  7. Klicken Sie auf "OK".
  8. Jetzt wird die Variable neu angelegt. Geben Sie der Variable jetzt anstelle des Wertes "True" den Wert "False" (ohne Hochkomma). Dieser Wert bedeutet falsch und in diesem Zusammenhang, daß die Ebene Kopf nicht mehr sichtbar ist. In der Ebene Kopf liegt das Logo -> bei "False" wird das Logo nicht mehr angezeigt.
  9. Gehen Sie jetzt für die Variable "Ebene_Fuß_Sichtbar" entsprechend der Schritte 4-8 vor.

Die Schriftgröße im Brief lässt sich wie folgt einstellen.

  1. Die Schriftgrößen von "Betreff", "Anrede" und "Datum" lassen sich in dem "Einstellungen" Fenster aus dem Druckdialog einstellen.
    • Brief öffnen.
    • Klick auf die "Drucken" Schaltfläche.
    • Klick auf die "Einstellungen" Schaltfläche.
    • Schrift verändern.
  2. Die Schriftgröße und Art etc. des eigentlichen Textes läßt sich im Editor verändern. In dem Editor können dann auch andere Formatierungen, wie Unterstreichungen, oder für bestimmte ausgewählte Textstellen eine andere Schriftart etc. eingestellt werden.
  1. Öffnen Sie die Briefpapier Einstellungsseite über Menü "Grundeinstellungen -> Briefpapier".
  2. Klicken Sie auf die "Bearbeiten" Schaltfläche.
  3. Öffnen Sie über Menü "Projekt -> Benutzervariablen" das Benutzervariablen Fenster.
  4. Klicken Sie auf die Variable mit dem Namen "@Fuß_Höhe".
  5. Wählen Sie die "Bearbeiten" Schaltfläche.
  6. Ändern Sie "If(Page() > 1,7.6,0)" in "If(Page() > 0,7.6,0)".
  7. Schließen Sie die Benutzervariablen - Fenster mit der "OK" Schaltfläche.
  8. Wechseln Sie auf die Registerseite "Ebenen" und setzen ein Häkchen bei der Ebene "Fuß".
  9. Wechseln Sie auf die Registerseite "Objekte".
  10. Klicken Sie auf das Objekt "Fuß".
  11. Ändern Sie jetzt bei den "Eigenschaften" bei "Gesperrt" den Eintrag "True" in "False".
  12. Tragen Sie jetzt bei der Darstellungsbedingung anstelle von "True" die Formel "(Page()=1 And Not LastPage() ) Or Page()>1" ein.
  13. Klicken Sie jetzt doppelt auf die Fußzeilen und verändern für die erste Zeile die "Darstellungsbedingung" von "Val(Page$())>1" um in "True".
  14. Schließen Sie das Fenster mit der "OK" Schaltfläche.
  15. Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf die Fußzeilen und wählen "Kopieren".
  16. Klicken Sie danach mit der rechten Maustaste auf den freien Bereich im Briefpapier und wählen "Einfügen".
  17. Jetzt ist ein zweites Fußzeilenobjekt eingefügt worden.
  18. Geben Sie diesem bei "Eigenschaften" und "Name" anstelle des Namens "Fuß" den Namen "Fuß einseitiger Druck".
  19. Klicken Sie jetzt auf das neu eingefügte Fußzeilenobjekt doppelt und löschen die erste Zeile.
  20. Schließen Sie das neu eingefügte Fußzeilenobjekt und klicken mit der rechten Maustaste darauf.
  21. Wählen Sie "Ebene zuweisen...".
  22. Wählen Sie die Ebene "Fuß" und schließen das Fenster mit der "OK" Schaltfläche.
  23. Tragen Sie bei "Eigenschaften" und "Darstellungsbedingung" für das neu eingefügte Fußzeilenobjekt "Page()=1 And LastPage()" ein.
  24. Schließen Sie das Briefpapier.

Neue Funktionalitäten in Druckberichten werden von uns im jeweiligen Standardbericht integriert. Falls Sie sich einen neuen Berichte erstellt, bzw. bearbeitet haben (auch über das Einstellungen Fenster), dann sind die Neuerungen in diesen Berichten nicht vorhanden, da wir Berichte, die von Ihnen verändert wurden nicht überschreiben.

Erstellen Sie sich daher bitte einen neuen Bericht auf der Grundlage des neu ausgelieferten Standardberichtes, falls Sie die angekündigten Neuerungen nutzen wollen.


Gehen Sie wie folgt vor, um das Briefpapier so einzustellen, daß das Logo auch auf Folgeseiten angezeigt wird:

  1. Öffnen Sie das Briefpapier über Menü "Grundeinstellungen -> Briefpapier und Bearbeiten".
  2. Wählen Sie Menü "Projekt -> Ebenendefinition..." aus.
  3. Wählen Sie in dem Fenster "Ebenen" die Zeile "Kopf" aus.
  4. Entfernen Sie bei der "Bedingung:" "(Page() = 1) AND"
  5. In der "Bedingung" darf jetzt nur noch "@Ebene_Kopf_Sichtbar" eingetragen sein.
  6. Klicken Sie auf die "OK" Schaltfläche.
  7. Speichern Sie das Briefpapier.
  8. Jetzt wird das Logo, falls es in den "eigenen Daten" zum Druck ausgewählt war auf jeder Seite ausgedruckt.
  9. Jetzt sollten Sie noch den "oberen zusätzlichen Druckrand" ab der zweiten Seite anpassen, damit das Logo nicht in den Artikelbereich hineindruckt:
    1. Öffnen Sie dazu die Briefpapierseite über Menü "Grundeinstellungen -> Briefpapier".
    2. Tragen Sie jetzt bei "Äussere Ränder (mm)" und "Oberer zusätzliche Rand ab Druckseite 2" den zusätzlichen oberen Rand ein, der durch das Logo verursacht wird.

Gehen Sie wie folgt vor um in einer Kopie den Eindruck "Kopie" zu verhindern:

  1. Öffnen Sie eine Rechnung.
  2. Klicken Sie auf die "Drucken" Schaltfläche.
  3. Klicken Sie auf "Einstellungen".
  4. Entfernen Sie das Häkchen bei bei "Sonstige Einstellungen" und "Drucke Kopie Wasserzeichen für Kopie".

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein in Word erstelltes Logo in WinOffice pro 5 einzufügen:

  1. Öffnen Sie die Word Datei.
  2. Markieren Sie das Logo in der Word Datei.
  3. Kopieren Sie das Logo mit "Strg+C" in die Windows Zwischenablage.
  4. Öffnen Sie das standardmäßig mit Windows ausgelieferte Zeichenprogramm "Paint" über "Start - Programme - Zubehör".
  5. Fügen Sie dort das Logo aus der Zwischenablage mit "Strg+V" ein.
  6. Markieren Sie das gesamte Logo in "Paint" und kopieren es mit "Strg+C" wieder in die Windows Zwischenablage.
  7. Starten Sie WinOffice pro 5 und wechseln in die "Eigenen Daten" auf die Registerseite "Konten, Logo und Druck".
  8. Fügen Sie das Logo mit einem Klick auf die "Aus Zwischenablage einfügen" Schaltfläche in WinOffice pro 5 ein.

... die Ausgabe der Seitenzahl erfolgt zentral im Briefpapier.

  1. Öffnen Sie das Briefpapier über Menü "Grundeinstellungen - Briefpapier".
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Ebenen".
  4. Setzten Sie falls nicht gesetzt ein Häkchen vor "Fuß".
  5. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Objekte".
  6. Klicken Sie auf "Fuß".
  7. Stellen Sie bei "Entwurf" "Gesperrte = False" ein.
  8. Jetzt sehen Sie die Fußzeilen.
  9. Klicken Sie doppelt auf die Fußzeilen.
  10.  Im Fenster "Absatzeigenschaften" das dann erscheint sehen Sie die Seitenzahl als ersten Absatz.

In der Anzahlspalte können Sie Nachkommastellen erzwingen, oder falls nur Nullen angezeigt werden würden unterdrücken. (5,00 bzw. 5).

Gehen Sie folgendermassen vor:

  1. Erstellen Sie eine Rechnung bzw. öffnen Sie eine bestehende.
  2. Öffnen Sie das Fenster Drucke-einzeldokument mit Hilfe der "Drucken" Schaltfläche.
  3. Wählen Sie unter "verfügbare Berichte" denjenigen Bericht aus, für den Sie die Einstellungen vornehmen wollen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen".
  5. Markieren Sie in der Kategorie "Sonstige Einstellungen" das Häkchen "Immer 2 Nachkommastellen bei Anzahl anzeigen", falls Sie immer 2 Nachkommastellen bei der Anzahl ausdrucken wollen.

Tipp:

Falls Sie eine variable Anzahl an Nachkommastellen in der Anzahl benötigen, da Sie z.B. Anzahl-Werte mit 2, 3 oder 4 Nachkommastellen verwenden, dann darf das Häkchen nicht gesetzt sein.