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FAQ (Häufig gestellte Fragen) - Auftrag

Um den Anfordernissen der GoBD gerecht zu werden dürfen
BAR-Rechnungen nicht mehr veränderbar sein.
 
Um ein praxisgerechtes Arbeiten mit allen anderen Rechnungen, Schlussrechnungen und Korrekturrechnungen zu ermöglichen, können diese über die Entsperren Schaltfläche im Rechnungsfenster entsperrt werden.
Voraussetzung für das Entsperren ist, daß der arbeitende WinOffice pro 5.x Benutzer PowerUser-Rechte für den Bereich Verkauf hat.
 
Darauffolgende Änderungen werden gespeichert und können über die Änderungen Schaltfläche in XML Form eingesehen werden.

auf die folgende Weise können Sie einen Zeilenumbruch in der Artikelbeschreibung in Rechnung, Angebot etc. einfügen:

  • WinOffice pro 5.1: Fügen Sie mit der Tastenkombination "Strg+Enter" einen Zeilenumbruch ein.
  • WinOffice pro 5.0: Fügen Sie mit der Tastenkombination "Shift+Enter" einen Zeilenumbruch ein.

P.S.: Generell können jetzt in der Version 5.1 in allen mehrzeiligen Textfeldern mit der Tastenkombination "Strg+Enter" Zeilenumbrüche eingefügt werden.


gehen Sie wie folgt vor, um zwei eigene Datensätze mit jeweils eigenem Logo zu erstellen:

  1. Öffnen Sie die Adressverwaltung über Menü "Adressen -> Adressen (verwalten)".
  2. Wählen Sie das Register "EigeneDaten".
  3. Erstellen Sie sich über die "Neu" Schaltfläche einen neuen Eigenen Datensatz.
  4. Fügen Sie in dem neuen Eigenen Datensatz das Logo auf der Registerseite "Konten, Logo und Druck" ein.
    • Bitte beachten Sie unbedingt, daß die beiden Logodateien für die unterschiedlichen "Eigenen Datensätze" unbedingt die gleiche Größe und Auflösung haben müssen, da die entsprechenden Einstellungen im Briefpapier (falls Sie dort welche vornehmen) für beide eigenen Datensätze gelten.
  5. Entfernen Sie das Häkchen bei "Standarddaten (drucken falls vorhanden...)".
  6. Setzen Sie das Häkchen bei "Logo (drucken falls vorhanden)".
  7. Setzen Sie auch das Häkchen bei "Fußzeilen (drucken falls vorhanden)", falls Sie auch Fußzeilen bei jedem der eigenen Datensätze verwenden wollen. Falls Sie die Fußzeilendaten verwenden wollen, dann müssen Sie diese auf der Registerseite "Allgemein" eingeben.
  8. Schließen Sie das "Eigene Daten" Fenster mit der "Schließen" Schaltfläche.
  9. Öffnen Sie jetzt den anderen "Eigenen Datensatz" und nehmen dort auch die benötigten Einstellungen inkl. einfügen eines Logos vor.

gehen Sie wie folgt vor, um z.B. 2 Rechnungen mit jeweils unterschiedlichem "Eigenen Datensatz" zu erstellen:

  1. Öffnen Sie die Adressverwaltung und wechseln auf das Register "EigeneDaten".
  2. Wählen Sie den eigenen Datensatz aus, für den Sie eine Rechnung erstellen wollen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Standard".
  4. Schließen Sie die Adressverwaltung.
  5. Erstellen Sie die Rechnung und drucken diese aus.
  6. Wenn Sie eine Rechnung mit einem anderen eigenen Datensatz erstellen wollen führen Sie die Schritt 1-3 aus.
  7. Einmal erstellte und gespeicherte Rechnungen können dann aufgerufen (bearbeitet, gedruckt...) werden, egal welcher eigene Datensatz bei der Erstellung ausgewählt war. Es wird der eigene Datensatz verwendet, der bei der Erstellung aktiv war.

P.S.: Falls Sie eine Rechnung öffnen, die nicht mit dem aktuell ausgewählten eigenen Datensatz angelegt worden ist, erscheint in der Rechnungsmaske bei der Überschrift zusätzlich zu der Rechnungsnummer und dem Kundennamen ein Hinweis (Angelegt durch: xyz), mit welchem eigenen Datensatz die Rechnung angelegt worden ist.

  • Rufen Sie eine Rechnung auf.

  • Klicken Sie auf "Drucken".

  • Klicken Sie auf "erweiterte Einstellungen...".
  • Wählen Sie "Neu als Kopie".
  • Tragen Sie für den Druckbericht "Dauerrechnung" ein.
  • Jetzt wird der Druckbericht im Designer aufgerufen.
  • Klicken Sie doppelt auf das Objekt in dem "Rechnung" steht.
  • Klicken Sie bei "Absätze" doppelt auf den Eintrag und ersetzen:
          "StrSubst$ (StrSubst$(TVorgang.VorgangTyp@TVorgangTyp_FixedChoice.VorgangTyp:Bezeichnung,Netto -",""),"Brutto - ","") durch
          "Dauerrechnung" (inkl. Hochkommata).
  • Speichern und schließen Sie den Druckbericht.
     
  1. Falls Sie eine Rechnung erzeugen und die Adresse direkt in der Rechnungsmaske eingeben, ohne den Kunden neu anzulegen kann die Rechnung nicht zu einer Kundenadresse zugeordnet werden. Einer gleichlautenden schon bestehende Adresse in der Datenbank wird diese Rechnung nicht zugeordnet.
  2. Eine andere Möglichkeit, warum eine Rechnung nicht mehr zu einer Adresse zugeordnet wird entsteht, falls z.B. ein Kunde mit mehreren Rechnungen gelöscht wird. Die entsprechenden Rechnungen werden durch das Löschen des Kunden aber nicht gelöscht. Wird jetzt wieder ein Kunde mit der selben Adrsse wie der gelöschte Kunde angelegt, dann sind die alten Rechnungen nicht mehr zu dem neuen Kunden zugeordnet.

Gehen Sie wie folgt vor um in einer Kopie den Eindruck "Kopie" zu verhindern:

  1. Öffnen Sie eine Rechnung.
  2. Klicken Sie auf die "Drucken" Schaltfläche.
  3. Klicken Sie auf "Einstellungen".
  4. Entfernen Sie das Häkchen bei bei "Sonstige Einstellungen" und "Drucke Kopie Wasserzeichen für Kopie".

Gehen Sie folgendermaßen vor um ein Angebot in eine Rechnung umzuwandeln:

   1. Erstellen Sie eine neue Rechnung.
   2. Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie das Angebot in eine Rechnung umwandeln wollen.
   3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bezug auf".
   4. Wählen Sie jetzt das Angabot aus, das in eine Rechnung umgewandelt werden soll.

 


Möglicherweise haben Sie dann in den Voreinstellungen für die Rechnung (erreichbar unter Menü - Grundeinstellungen - z.B. Rechnung netto (Voreinstellungen)) ein Skonto eingetragen.

WinOffice pro 5 geht bei der Übernahmen von Skonto-Daten aus einem Angebot in eine Rechnung wie folgt vor:

  • Falls das Angebot auf das bezug genommen wird ein Skonto enthält, dann wird dieses Skonto übernommen.
  • Falls das Angbeot auf das bezug genommen wird kein Skonto enthält und in den Voreinstellungen für die Rechnung kein Skonto eingetragen ist, dann wird in die Rechnung kein Skonto eingetragen.
  • Falls das Angebot auf das bezug genommen wird kein Skonto enthält und in den Voreinstellungen für die Rechnung ein Skonto eingetragen ist, dann wird das Skonto aus den Voreinstellungen verwendet.

Damit bei jeder neuen Barrechnung die Einträge sofort in das Kassenbuch übernommen werden, bietet es sich an diese Einstellung in den Voreinstellungen für die Rechnung aufzunehmen.

Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

  1. Rufen Sie z.B. die Voreinstellungen für die Netto - Rechnung über Menü "Grundeinstellungen - Netto Rechnung (Voreinstellungen)" auf.
  2. Wechseln Sie auf das Register "Fuß".
  3. Markieren Sie bei "Zusätze" das Ankreuzkästchen "Beträge aus Barvorgang in das Kassenbuch übertragen".

Falls Sie mehrere MWSt Beträge in einer Rechnung verwenden, dann trägt WinOffice pro 5 für jeden MWSt Betrag einen eigenen Eintrag in das Kassenbuch ein.


Sie können den Matchcode auch zu einer Kategorisierung von Artikeln (z.B. für die Suche in der Artikeltabelle der Rechnung) verwenden.

Bitte lassen Sie sich in diesem Zusammenhang nicht von dem Wort "Matchcode" verwirren.

Gehen Sie wie folgt vor um Artikel zu kategorisieren

  1. Öffnen Sie die Artikelverwaltung über Menü "Artikel - Artikel (verwalten).
  2. Wählen Sie die Artikel aus, die Sie zu einer Kategorie zuordnen wollen. Sie können z.B. mit Hilfe der "Vorauswahl" alle Artikel einer bestimmten Gruppe anzeigen.
  3. Wählen Sie alle Artikel in der Artikeltabelle aus, die Sie ändern wollen, z.B. indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Artikeltabelle klicken und dann aus dem erscheinenden Menü "Alle markieren" auswählen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ändern...".
  5. Markieren Sie in dem Fenster "Gemeinsame Einstellungen ändern" das Ankreuzkästchen "Matchcode-Änderungen anwenden".
  6. Tragen Sie hinter "Auf" das gewünschte Kategoriekürzel ein.
  7. Klicken Sie auf die "OK" Schaltfläche.
  8. Jetzt haben alle zuvor ausgewählte Artikel das neue Kategoriekürzel (Matchcode).

So können Sie die Kategorie in der direkten Artikelsuche nutzen

  1. Erstellen, bzw. öffnen Sie z.B. eine Rechnung.
  2. Tragen Sie die benötigten Kopfdaten ein.
  3. Wechseln Sie die Registerseite "Artikel".
  4. Wechseln Sie in die Artikeltabelle.
  5. Tagen Sie die gewünschte Menge ein.
  6. Wechseln Sie in die "Artikel-Nr" Spalte.
  7. Sie können dort eine kommagetrennte Suche wie z.B. „A1, M1“ nach einem Artikel mit „A1“ am Beginn der Artikelnummer und dem Matchcode „M1“ durchführen

PS.:

Sollten Sie nur nach dem Matchcode suchen wollen können Sie auch ",M1" eingeben.