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Produktdetails

Im folgenden werden einige Punkte der WinOffice pro 5.3 Funktionalität mit Screenshots und kurzen Beschreibungen erläutert.

Unterstützte Betriebssysteme

  • Windows 2000 (mind. Service Pack 4)
  • Windows XP (mind. Service Pack 2)
  • Windows Vista
  • Windows 7
  • Windows 8 (auch 64 bit)
  • Windows 10 (auch 64 bit)

Menü

Hauptmenü
  • Übersichtliches Hauptmenü.
  • Zuletzt bearbeitete Aufträge, Adressen und Schriftverkehr sind aus dem Hautpmenü aufrufbar.
Hauptmenü anpassen
  • Die Einträge des Hauptmenüs können ein-, bzw. ausgeblendet und umsortiert werden. 

Auftrag

Auftrags-Verwaltung

Auftrags-Verwaltung
  • In der Auftragsverwaltung können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Ihre Vorgänge (Angebote, Kostenschätzungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Schlussrechnung, Lieferscheine, Gutschriften und Bestellungen) verschaffen.
  • Jeder bestehende Vorgang kann von hier aus aufgerufen werden und neue Vorgänge können erstellt werden.
  • Neue Vorgänge als Kopie eines bestehenden erzeugen.
  • Bestehende Vorgänge können direkt von hier aus gedruckt oder als PDF gespeichert werden.
  • Listen (z.B. Rechnungsausgangsbuch) können ausgedruckt werden.
Auftrags-Historien
  • Zusammengehörige Vorgänge (verbunden durch Bezug auf, bzw. Rechnung und zugehöriger Lieferschein) können im Historien Register der Auftragsverwaltung eingesehen werden.
  • Auch an dieser Stelle können Vorgänge hinzugefügt, bestehende gedruckt, gelöscht und bearbeitet werden.

Auftrags-Maske

Auftrag-Kopf

  • Schnellsuche von Kunden aus dem Auftragsfenster.
  • Es kann auch mit Kommatrennung gleichzeitig in mehreren Feldern gesucht werden.
  • Aufträge können per eMail versendet werden.
  • Auswahl von Bestellart, Versandart, Zahlungsweise, Vorgangsdatum, Fußtext etc.
Auftrag-Bezug auf
  • Bezugnahme auf Vorgänge und Zuordnung zu Vorgangshistorie.
Auftrag-Sammelrechnung
  • Mit einem Bezug auf mehrere Lieferscheine können Sie eine Sammelrechnung erstellen.
Auftrag-Schlussrechnung
  • Mit einem Bezug auf mehrere Teil-Rechnungen können Sie eine Schlussrechnung erstellen.

Auftrag-Artikeltabelle

  • Schnellsuche von Artikeln, Freitexten und Artikelkombinationen aus dem Auftragstabelle.
  • Es kann auch mit Kommatrennung gleichzeitig in mehreren Feldern gesucht werden.
  • Separater Ausweis von Lohnleistungen für Handwerk- und Dienstleistungen (nach §35 a Abs. 2 S. 2 EStG).
  • Unterschiedliche Artikelpositionstypen (Artikel, Alternativartikel, Freier Artikel, Freitext, Zwischensumme, Seitenumbruch).
  • Automatische Erzeugung von Positionsnummern.
mehrere Artikel in Auftrag einlesen
  • Aus dem Artikelsuchfenster können mehrere Artikel auf einmal in die Auftragstabelle übernommen werden.
Auftrag-Artikel einlesen
  • Sie können Artikel aus einem beliebigen anderen Vorgang einlesen.
Auftrag-Abzüge
  • Es können mehrere prozentuale und wertmäßige Abzüge, bzw. Zuschläge vor dem Rechnungsbetrag eingefügt werden.
  • Zusätzlich können Sie mehrere wertmäßige Abzüge, bzw. Zuschläge nach dem Rechnungsbetrag hinzufügen.
Auftrag-Fuss
  • Einstellung von Zahlungsziel, Skonto, Fußtext und Zusätzen wie z.B.:
    • Automatische Übernahme von Bar Rechnungs und Gutschriftbeträgen (nach MWSt unterschieden) in das Kassenbuch.
    • Druck nach Paragraph 13b.
      Druck nach Paragraph 19 USTG kann direkt im Druckbericht-Einstellungsfenster ausgewählt werden.
    • Adressen können in einer Tages-Adress-, bzw. Eigenüberweisungsliste zur Weiterverarbeitung gespeichert werden.
       
Auftrag-Buchung
  • Direktes Buchen, bzw. Buchung aufheben.

Eingangsrechnung-Verwaltung

Eingangsrechnung-Verwaltung
  • Verwaltung der Eingangsrechnungen.
  • Druck eines gruppierten Rechnungseingangsbuches möglich.

Eingangsrechnung-Maske

Eingangsrechnung-Maske
  • Eingangsrechnungen mit Kontozuordnung.
  • Datenübernahme aus eigenen Bestellungen.

Adressen

Adress-Verwaltung

Adress-Verwaltung

Adress-Verwaltung Briefe

  • Adressverwaltung nach Kunden, Lieferanten, Vertretern und "eigenen Daten" aufgeschlüsselt inkl.
  • Bestimmung der aktuell ausgewählten "eigenen Daten".
  • Detaildaten und Auswertungen (offenen Rechnungen, gekaufte Artikel...).
  • Direkte Erstellung von Briefen, Aufträgen, offene Posten etc. möglich.
  • Neue Adresse als Kopie einer bestehenden.
  • Vielfältige Druckmöglichkeiten:
    • Adresslisten, Stammdaten, Etiketten

Kunden-Maske

Kunden-Maske Hauptseite
  • Eingabe der Standarddaten:
    • Adressdaten
    • Kommunikationsdaten
    • Gruppenzugehörigkeit
    • Bemerkungen
    • Bewertung...
  • Ausdruck eines Kunden-Stammdatenblattes (gut geeignet z.B. Handwerker bei Kundenbesuch, bzw. Montage).
Kunden-Maske Lieferadresse
  • Alternative Lieferadresse. (Falls diese Adresse gesetzt wird, dann wird diese Adresse z.B. im Lieferschein verwendet).
Kunden-Maske Kontodaten und Vertreter
  • Eingabe von Kontodaten. Diese Kontodaten werden im Zahlungsverkehr verwendet.
  • Zuordnung eines Vertreters.

Eigene-Daten Eingabemaske

Eigene-Daten Eingabemaske
  • Eingabe der Standarddaten:
    • Adresse
    • Kommunikationsdaten
    • Kurzadresse
    • Signatur für Schriftverkehr
    • Fußzeilen für Briefpapier
Eigene-Daten Konto und Logo
  • Kontodaten für die Verwendung im Zahlungsverkehr.
  • Voreinstellung des Hauptkontos.
  • Einstellungen für den Audruck.
  • Einfügen eines Logos für den Ausdruck inkl. Anpassung der Größe über die DPI Zahl.
  • Eine feste Logogröße kann zusätzlich im Briefpapier eingestellt werden.
    •  
Eigene-Daten Internetzugangsdaten
  • Eingabe der Internetzugangsdaten für das Versenden von EMails.
  • Integrierter Einrichtungs-Wizard.

Artikel

Artikel-Verwaltung

Artikel-Verwaltung
  • Artikel, Freitexte und Artikelkombinationen anlegen, bearbeiten und löschen.
  • Neuer Artikel als Kopie eines bestehenden.
  • Umwandlung von Freitexten in Artikel.
  • In Vorgängen enthaltene Artikel einsehen.
  • Verschiedene Ausdrucke:
    • Preisliste (auch mit allen Preisen in einer Zeile ausgegeben), Artikelliste, Bestandsliste, Etiketten und in "Vorgängen enthaltene Artikel"
Artikel-Preisänderungen
  • Artikeldetaildaten wie z.B. Preise in "einem Rutsch" ändern.

Artikel-Eingabe

Artikel-Eingabe Hauptseite
  • Zuordnung zu verschiedenen Gruppen.
  • EAN Code und Druck von Artikeletiketten mit EAN8 oder EAN13 Barcodes.
  • Lagerzuordnung möglich. (Wird in Inventurliste übernommen).
Artikel-Eingabe Preiskalkulation
  • 5 unterschiedliche Preisgruppen.
  • EK Preis und fester Aufschlag.
  • Lieferant inkl. BestellNr bei dem Lieferanten können zugeordnet werden.
  • Für "Kleinartikel" kann z.B. die Zahl der Nachkommastellen verändert werden.
Freitext-Eingabe
  • Freitext für längere über die komplette Breite des Druckberichtes (Angebot, Rechnung...) ausgegebene Texte.

Artikelkombination-Verwaltung

Artikelkombination-Verwaltung
  • Verwaltung der bestehenden Artikelkombinationen.
  • Bearbeiten, erstellen und löschen von Artikelkombinationenen.

Artikelkombination-Eingabe

Artikelkombination-Eingabe
  • Preise können fest eingegeben werden, oder bei dem Einfügen in der Rechnung bestimmt werden.

Buchhaltung

Kassenbuch-Verwaltung

Kassenbuch-Verwaltung
  • Verwalten, bearbeiten und Neuanlage von Kassenbüchern.
  • Direkter Druck von Kassenbüchern.
  • Monatskassenbücher und Zusatzkassenbücher.
  • Direktaufruf des aktuellen Kassenbuchs aus Hauptmenü.
  • Es können auch Kassenbücher aus dem letzten Jahr erstellt werden.

Kassenbuch-Eingabe

Kassenbuch-Eingabe
  • Bei Bar-Rechnungen mit mehreren MWSt-Sätzen werden diese mit getrennten Einträgen in das Kassenbuch übernommen.
  • Bei der automatischen Übernahme von Beträgen aus Bar-Rechnungen wird auch die RechnungsNr und der Kundenname in die entsprechende Zeile eingetragen.
  • Kassenbücher können gesperrt werden (das Finanzamt verlangt, dass Kassenbücher nach Fertigstellung nicht mehr geändert werden können).
  • Bei der Eingabe, bzw. Auswahl einer Beschreibung werden sofort zugehörige (schon vergebene) MWSt und Konto Einträge angezeigt.

Offene Posten-Verwaltung

Offene Posten-Veraltung und Mahnwesen
  • Offene Postenverwaltung und Mahnwesen.
  • Gezahlter Betrag kann eingetragen werden.
  • Aktuelle Fälligkeit wird angezeigt.

Mahnungstext-Einstellungen

Mahnungstext-Einstellungen
  • Separate Einstellungsmöglichkeiten für Erinnerung, Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Dritte Mahnung.
  • Mahnungstext kann formatiert werden.
  • Rechtschreibüberprüfung.
  • 3 verschiedene Möglichkeiten die Fälligkeit zu berechnen:
    • Frist auf Rechnungsdatum addieren.
    • Frist auf letzten Mahnvorgang addieren.
    • Frist auf aktuelles Datum anddieren.

Inventurlisten-Verwaltung

Inventurlisten-Verwaltung
  • Inventurlisten neu anlegen, bearbeiten, löschen und drucken.

Inventurlisten-Eingabe

Inventurlisten-Eingabe
  • Inventurliste mit Datenübernahme aus Artikelbestand und Lagerzuordnung.

Gesamt-Umsätze

Gesamt-Umsätze
  • Gesamtumsätze in 4 verschiedenen Ansichten anzeigen und drucken.
    • Detaillierte Ansicht.
    • Tagesauswertung.
    • Monatsauswertung.
    • Jahresauswertung.

Schriftverkehr

Schriftverkehr-Verwaltung

Schriftverkehr-Verwaltung
  • Verwaltung des gesamten Schriftverkehrs.
  • Verwaltung von Standardbriefen.
  • Anlegen, bearbeiten, löschen und drucken von Briefen, Kurzbriefen, Faxen, EMails und Standardbriefen.
  • Ansicht der formatierten Dokumente.
  • Direkter Ausdruck bzw. direktes senden von EMails aus Verwaltung möglich.

Schriftverkehr-Brief und Fax

Schriftverkehr-Brief

  • Auswahl von Standardbriefen.
  • Suche und Übernahme aus bestehendem Schriftverkehr und Standardbriefen.
  • Formatierung.
  • Rechtschreibprüfung.

Schriftverkehr-Fax

  • Auswahl von Standardbriefen.
  • Suche und Übernahme aus bestehendem Schriftverkehr und Standardbriefen.
  • Formatierung.
  • Rechtschreibprüfung auch mit "rechte Mausklick" auf beanstandetes Wort inkl. Vorschlägen.

Schriftverkehr-Kurzbrief

Schriftverkehr-Kurzbrief
  • Kurzbrief für schnelle Mitteilungen inkl. Ankreuzkästchen für die gewünschten Rückmeldungen.

Schriftverkehr-EMail

Schriftverkehr-EMail

  • EMail Versand inkl. Attachments.

Schriftverkehr-EMail Versandkontrolle

  • Versandkontrolle der EMail.
  • An dieser Stelle können noch Attachments (Dateianhänge) hinzugefügt werden, die nicht in WinOffice pro 5.3 gespeichert werden.

Schriftverkehr-Standardbrief

Schriftverkehr-Standardbrief
  • Legen Sie sich häufig verwendete Schrift-Dokumente als Standardbrief an.
  • Standardbriefe können in allen Schriftverkehrstypen eingefügt werden.

Schriftverkehr-Serien-Brief, Fax oder EMail

Schriftverkehr-Serienbrief-, Fax und EMail
  • Erzeugen Sie Serienbrief, bzw. senden Sie Serienfax und EMails an Ihre Kunden.
  • Adressen können direkt aus dem Serienbrief - Fenster aufgerufen und bearbeitet werden.

Schriftverkehr-Tages-Adressdruckliste

Schriftverkehr-Tagesadressdruckliste
  • Sie können sich für jeden ausgedruckten Auftrag einen Adresslisteneintrag in der Tages-Adressdruckliste erzeugen lassen. Von dieser Liste aus können Sie direkt verschiedene Versand-Etiketten ausdrucken.

Zahlungsverkehr

Zahlungsverkehr-Verwaltung

Zahlungsverkehr-Verwaltung
  • Verwalten aller Zahlungsvorgänge.
  • Erstellen, bearbeiten, löschen und drucken von Überweisungen, Eigenüberweisungen, VSchecks, Scheckeinreicher und Nachnahmeformularen.
  • Druck von nach Bank und Konto gruppierten Listen.

Zahlungsverkehr-Eingabemasken

Zahlungsverkehr-Überweisung
  • Überweisungen ausdrucken.
Zahlungsverkehr-Eigenüberweisung
  • Eigenüberweisungen ausdrucken.
Zahlungsverkehr-Verrechnungsscheck
  • Verrechnungsschecks ausdrucken.
Zahlungsverkehr-Scheckeinreicher
  • Scheckeinreicher ausdrucken.
Zahlungsverkehr-Nachnahme
  • Nachnahmeformulare ausdrucken.

Tageseigenüberweisungs-Liste

Zahlungsverkehr-Tageseigenüberweisungs-Liste
  • Für jede ausgedruckte Rechnung kann ein Eintrag in der Tageseigenüberweisungs-Liste erzeugt werden. Sie können dann zu der Rechnung einen vorgefüllten Eigenüberweisungsbeleg beilegen.

Sonstiges 

Freie Berechnungslisten-Verwalten

Freie Berechnungsliste-Verwaltung
  • Verwalten, anlegen, bearbeiten und löschen von "freien Berechnungslisten".
  • Freie Berechnungs-Listen können auch direkt aus der Verwaltung heraus gedruckt werden.

Freie Berechnungsliste-Eingabe

Freie Berechnungsliste-Eingabe

Freie Berechnungsliste-Einstellungen

  • Eine freie Berechnungsliste bietet sich an, falls Sie Listen mit einfachen Berechnungen erzeugen wollen. (z.B. eine Arbeitsstunden-Liste).
  • Die Spaltenüberschrifte in der Bildschirmansicht und die Berechnungsformel können angepasst werden.

Ordnerrücken bedrucken

Ordnerrücken schmal bedrucken
  • Ausdruckshilfe für schmale Odnerrücken im Format: 192x38mm
Ordnerrücken breit bedrucken
  • Ausdruckshilfe für breite Odnerrücken im Format: 192x61mm

Schnittstellen

Daten in WinOffice pro 5.3 importieren

Adressdaten importieren
  • Sie können Adress- und Artikeldaten aus EXCEL und CSV-Dateien in WinOffice pro 5.3 einlesen.
  • Die Zuordnungsdatei der Importdatei zu den Feldnamen kann angespeichert und geladen werden.
  • Es können komplexe Zuordnungen (z.B. ein Feld der Importdatei wird auf unterschiedliche Datenbankfelder verteilt) mit Hilfe von Regular Expressions in der Zuordnungsdatei erzeugt werden.
  • Bei dem Import können den Adressen, bzw. Artikeln mehrere Gruppen zugeordnet werden.
  • Bestehende Daten können aktualisiert werden.

DATEV

Daten in DATEV Datei exportieren
  • Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbücher können in eine DATEV Datei mit dem Format des DATEV-Programmes Kanzlei-Rechnungswesen pro V.1.4 gespeichert werden.

Grundeinstellungen 

Auswahlboxinhalte
  • Bearbeiten, neu erstellen und löschen von Auswahlboxinhalten wie z.B. (Artikel Einheit, Auftrag Kopftext, Auftrag Zahlungsziel ...)
Auftragsnummern
  • Jede Vorgangsart hat einen eigenen Nummernkreis mit unterschiedlichen Formatierungs- und Erstellungsoptionen.
  • Die vorgenommenen Einstellungen können anhand einer Vorschau überprüft werden.
Auftragstypen
  • Die Überschrift der verschiedenen Vorgangsarten für den Ausdruck kann verändert werden.
  • Im Einstellungenfenster der einzelnen Auftrags-Druckckbericht (wie z.B. Rechnung) kann die Überschrift nochmals separat für verschiedene Druckbericht unterschieden werden.
Preisgruppen
  • Es können fünf verschiedene Preisgruppen für Artikel genutzt werden.
  • Zu jedem Kunde kann eine Preisgruppe zugeordnet werden.
Kundennummern
  • Jede Adressart hat für die "Adressnummer" einen eigenen Nummernkreis mit unterschieldichen Formatierungsmöglichkeiten.
  • Kundennummern können automatisch erzeugt werden.
Währung
  • Sie können bei den Einstellungen für die Währung zwischen EURO und Schweizer Franken unterscheiden.
Eingabefenster Voreinstellungen
  • Es können für Alle Maskenfenster Voreinstellungen eingestellt werden, die bei der Neuanlage eines neuen Datensatzes voreingestellt werden.
  • Auch die jeweils neue Datenzeile z.B. in der Artikelzeile der Aufträge (z.B. Rechnung) kann individuell voreingestellt werden.

Benutzer und Mandanten

Benutzer in WinOffice pro 5.3 - professional

Benutzer verwalten
  • Bearbeiten, neu erstellen und löschen von Benutzern.
  • Einsicht der für einen Benutzer verfügbaren Mandanten.
Benutzer anlegen, bzw. bearbeiten
  • Eintrag einer benutzerspezifischen Signatur (kann in allen Schriftverkehrsdokumenten eingefügt werden).
  • Detaillierte Einschränkung von Benutzerrechten.
  • Passwortvergabe für Benutzer.

Mandanten in WinOffice pro 5.3 - professional

Mandanten verwalten
  • Bearbeiten, neu erstellen und löschen von Mandanten.
Mandanten anlegen, bzw. bearbeiten
  • Bei der Neuanlage eines Mandanten Übernahme von bestehenden Daten aus WinOffice pro 4 und 5.0.

Drucken

  • Alle Druckbericht können gedruckt, als PDF gespeichert, oder als EXCEL Datei abgespeichert werden.
  • Alle Listendarstellungen können ausgedruckt werden.
  • Direkter Druck von gespeicherten Vorgängen aus allen Verwaltungsfenstern heraus.
  • Über 100 vorgefertigte Standard-Druckberichte.

Druckbericht

Einfache Druckberichts-Einstellungen
  • Einfache Anpassungsmöglichkeit der Druckbericht über Dialogfenster.
  • Alle festen Texte können geändert werden.
  • Spalten können ein und ausgeblendet werden, bzw. in der Breite geändert.
  • (Automatische Anpassung der Gesamtbreite des Ausdrucks).
Erweiterte Druckeinstellungen
  • Neuanlage, bearbeite, Import und Export von Druckberichten.
Druckbericht im Berichtsdesigner anpassen
  • Komplexe Änderungenvon Druckberichten im Spezialdesigner möglich.

Zentrales Briefpapier

Briefpapier Einstellungen
  • Druckrändereinstellung.
  • Positionierung von Absender Logo, Adresse und Empfängeradressfeld.
  • Detaillierte Anpassung des Briefpapiers im Spezialdesigner möglich.

Funktionalitäten die in allen Fenstern zur Verfügung stehen

  • Schnellsuche in allen Verwaltungsfenstern nach unterschiedlichsten Datenfeldern.
  • Kombinierte Suche in Verwaltungsfenstern nach Feldkombinationen.
  • Frei einstellbare Filter und Datumsfilter. Der Letzte Filter wird gespeichert.
  • Spalten,- breiten, anordnung und sichtbarkeit in Listenansichten einstellbar.
  • Neu als Kopie eines bestehenden Auftrages, Briefes, Artikel etc.. .

Datensicherung

  • Integrierte Datensicherung mit Erinnerungsfunktionalität.

 

 

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